Hoe organiseer je een creatief
Een nieuwe project management methode voor creatieve teams
Project
De kunst van projectmatig werken
Johan Kolsteeg en Nicoline Mulder, Utrecht Arts Management Press, 2010
De afgelopen jaren hebben talloze studenten aan de faculteit Kunst en Economie van de Hogeschool voor de Kunsten in Utrecht ons bestookt met vragen over het managen van projecten. Hun vragen vereisten meestal maatwerk-antwoorden op het gebied van projectmanagement en de creatieve sector.
Nu is er De kunst van projectmatig werken: een boek vol handvatten voor het coördineren van projecten waarin creativiteit centraal staat.
Een methode die rekening houdt met kenmerken van een creatief project, zoals de complexiteit van het begrip kwaliteit of het behouden van creatieve vrijheid terwijl je voor een opdrachtgever werkt.
Op de website kun je het boek doorkijken en bestellen.
Over de opdrachtgever
Er zijn drie valkuilen waar een team bij de opdrachtgever op verdacht moet zijn. Alledrie hebben te maken met de mogelijkheid dat iets niet is wat het lijkt.
1. Is de vraag van de opdrachtgever wel het wezenlijke probleem?
2. Spreekt de opdrachtgever in dit project wel namens zijn organisatie?
3. Heeft de opdrachtgever wel een goed beeld van zijn doelgroep?
Over de voorbereidingsfase
Een stevige start van een project is zeer belangrijk. Onderwerpen die tijdens de voorbereidingsfase niet voldoende aan de orde zijn geweest, hebben immers de neiging om zich verderop in het project op de meest
ongelukkige momenten aan te dienen.
Van groot belang is wat inhoudelijk in
de voorbereidingsfase gebeurt. Het team spreekt voor het eerst de opdrachtgever en gaat aan de slag: op basis van de projectvraag en de randvoorwaarden (met name de beschikbaarheid van tijd en geld) ontstaan de eerste ideeën voor een
‘projectoplossing’.
inhoud
Deel 1: Het Project
Realisatie van een doel via een beheerst proces in de creatieve sector
De ‘taken’ van de opdrachtgever
De lastige kwaliteitsdiscussie
Faseren
Voorbereidingsfase
Conceptfase
Productiefase
Evaluatiefase
Deel 2: Het beheersen van projecten
Tijd
Waarom en hoe faseren?
Organisatie
organisatiebeheer
Functionele relaties in een team
Het team in een netwerk
Geld
Commerciel and ideële projecten
Nieuwe financieringsbronnen
Kwaliteit
Kwaliteitscriteria van stakeholders
Een project op school
Informatie encommunicatie
Structuure en culture voor communicatie
Kennis
Leren in projecten
Onderzoek
Deel 3: Projectmanagement en mensen
Projectsuccess gedefinieerd
Leidinggeven
Professionele gesprekken met teamleden
Het projectteam
Samenstelling van het projectteam
Teamontwikkeling
Over stakeholders en opdrachtgevers
Het evaluatiegesprek met de opdrachtgever
quotes
Over faseren
Neem het voorbeeld van een theatervoorstelling. Hoe speelt fasering een rol in bij een theatergezelschap dat Hamlet van Shakespeare op de planken gaat zetten? Er is een korte voorbereidingsfase: de vaste regisseur stelt voor om in het volgende seizoen Hamlet te spelen.
Zalen worden al aangeschreven over de programmering van het nieuwe seizoen. Het publiceren van de seizoensfolder kan gezien worden als de afsluiting van de voorbereidingsfase van deze productie. Eenmaal in het volgende seizoen aangekomen volgt een gecompliceerde conceptfase met een diepgaand denkproces rond de opvattingen over de tekst en een lang repetitieproces met de acteurs. Tegelijkertijd speelt zich een ander proces af, rond het vormgevingsconcept van decor en licht. Het eind van de conceptfase wordt gemarkeerd door de laatste repetitie. De ‘blauwdruk’ van de voorstelling is af. Meteen daarna volgt een uitvoeringsfase waarin het stuk een aantal keer wordt uitgevoerd.
Het project wordt afgesloten met een korte evaluatiefase: “Genoeg Shakespeare, nu Pinter!”
Over flow
Het mooie van een flow toestand is dat er
dingen gebeuren die je niet kunt voorspellen of regisseren. Al is de flow-ervaring geenszins toeval! Flow –activiteiten worden (bewust of onbewust) uit vrije wil gekozen. Maar je kunt dat keuzeproces wel een handje helpen.
NIcoline Mulder
Nicoline’s visie op projectmanagement is
gebaseerd op het idee dat organisatiewaarden leidend zijn in het hele proces van projectmanagement.
Dat vraagt een continue focus op de verwachtingen van de opdrachtgever. Beheersing wordt minder dominant, aandachtigheid groeit.
Deze gedachtes vormen de basis van haar publicaties, haar promotie-onderzoek en het werk in haar eigen bureau.
Dat bureau staat op twee pijlers: mensen en organisatie. Dezelfde pijlers als haar theoretische achtergrond: Psychologie (O.U.) en Technische Bedrijfskunde (TU/e).
Johan Kolsteeg
Johan Kolsteeg werkte in de nationale en internationale klassieke muziekwereld als programmeur, auteur en adviseur. Hij werkt nu als ondernemer en docent in de wereld van media management. Na jaren van projectmanagement ‘op de tast’ ging hij zich interesseren in hoe projectmanagement in de creatieve sector verbeterd zou kunnen worden. Als hoofddocent Arts and Mediamanagement aan de faculteit Kunst en Economie van de Hogeschool voor de Kunsten in Utrecht zet hij die kennis in voor onderwijs en zijn PhD onderzoek.
Over leidinggeven
Binnen een projectteam zijn er altijd teamleden die ‘het allang snappen’, teamleden die ‘het nog een keer uitgelegd willen hebben’ en teamleden die ‘het misschien wel snappen, maar er het nut nog niet van inzien’. De ene projectmedewerker is de andere niet. Je benadert teamleden op een manier die aansluit bij hun persoonlijke motivatie, kennis en kunde in die situatie. Hoe bereid zijn ze en hoe bekwaam zijn ze om deze taak uit te voeren?
